Wissenswertes rund um das Seminarhotel

15 Mai 2020
 Kategorien: Hotels & Unterkünfte, Blog


Die meisten größeren Unternehmen, aber auch kleine Firmen, schicken ihre ausgewählten Mitarbeiter gerne auf Seminare. Hier erlernen sie in Vorträgen und auf Workshop wichtige Grundlagen, die sie im Unternehmen erfolgreich umsetzen können. Dazu kommen verschiedene Veranstalter, die dort Vorträge halten oder das Casting für eine Fernsehshow durchführen. Jeder dieser anspruchsvollen Kunden, ihre Mitglieder und Teilnehmer benötigen dazu den richtigen Ansprechpartner. Seminarhotels stellen für diese Gruppen ihre Räume, die technischen Ausrüstungen sowie die Hotelzimmer zur Verfügung.

Zuerst stellt sich die Frage, mit wie vielen Teilnehmern das Hotel pro Veranstaltung rechnen muss. Während Unternehmen ihre Veranstaltungen für mehrere Tage planen und Zimmer benötigen, finden Castings und Vorträge nur jeweils zu einem Termin statt. In diesem Fall benötigt man keine Zimmer. Werden Unterkünfte gebucht, dann unterscheiden die Verantwortlichen zwischen Raucher- und Nichtraucherzimmer. Ferner werden manchmal auch Allergikerzimmer in den jeweiligen Vorgang eingebunden.

Vor, während und nach dem jeweiligen Seminar haben die Veranstalter als auch die Teilnehmer Appetit. Hier kommen Kaffee, Snacks und Mahlzeit auf den Plan. Wann sollen die Verköstigungen stattfinden? Und soll es eine besondere Verpflegung werden? Neben Veganern kommen auch Diabetiker, die auf zuckerhaltige Speisen verzichten sollten, als Kunden auf die Küche zu. Mit den Verantwortlichen ist dann jeweils noch der zeitliche Rahmen abzusprechen. Einige Teilnehmer reisen mit dem eigenen Auto an. Andere nehmen die öffentlichen Verkehrsmittel. In Abhängigkeit zur Form der Anreise müssen die Veranstalter wissen, mit wieviel Parkplätzen sie rechnen können.
Ein Seminarhotel hat eine bestimmte Anzahl an Tagungsräumen. Um die gewünschten Zimmer zu bekommen, muss die Anmeldung rechtzeitig erfolgen. Außerdem ist die jeweilige Größe von der Anzahl der Teilnehmer abhängig. Gleiches gilt für die Stühle und Tische. Ein WLAN-Anschluss, Mikrofone und Projektionswänden sind selbstverständlich. Dazu kommen Pinnwände, mit denen jeweils ein Brainstorming eingebunden werden kann.

Anspruchsvolle Gäste wünschen sich oft Tageslicht. Ansonsten benötigen sie entsprechende Lichtquellen. Sollen sich die Teilnehmer im Rahmen der Veranstaltung auf mehrere Gruppen verteilen, stehen kleinere Gruppenräume zur Verfügung. Die dazugehörige Planung stimmen die Verantwortlichen mit dem Belegungsplan des Hauses ab. Im hauseigenen Restaurant und Wellnessbereich können sich die Gäste stilvoll entspannen.

Genauso wichtig sind die Preise, die das Seminarhotel verlangt. Wieviel kostet eine Übernachtung pro Seminarteilnehmer, der alle Veranstaltungen besucht? Gibt es hier aussagefähige Rabatte oder Gutscheine? Tagesseminare finden meistens ohne Übernachtung statt. Im Einzelfall kann es jedoch zu Übernachtungen kommen, wenn der Teilnehmer beispielsweise aus einer entfernten Stadt anreisen muss, aber morgens frisch zum Seminar erscheinen will. Arbeitet das Seminarhotel gegebenenfalls mit Pensionen in der näheren Umgebung zusammen, um den kurzfristigen Bedarf an Zimmern zu decken? Seminartechnik ist teuer. Die meisten Gäste beauftragen deshalb das Hotel mit der Bereitstellung. Die dabei entstehenden Kosten können bei anspruchsvollen Stammgästen mit den anderen Aufwendungen zu einer Pauschale zusammengerechnet werden.  


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